Controle aankopen in- en uitgangen die je moet weten voor de PMP Certification Exam

05/25/2012 by admin

Een deel van de voorbereiding van een project en de PMP Certification Exam, is een goede verdeling van de tijd. Net als hoe de meerderheid van uw tijd het beheer van het project is terug te vinden in de directe en Beheer Project Werk proces, wordt het grootste deel van uw tijd beheren van contracten tot uiting in het Control aankopen proces.

Controle aankopen. Het beheren van relaties inkoop, toezicht uitvoering van de opdracht, en het aanbrengen van wijzigingen en correcties aan contracten als dat nodig is.

Tijdens dit proces, moet de verkoper aan de eisen voor overheidsopdrachten, en de koper moet uitvoeren volgens de voorwaarden van het contract. Dit geldt ook voor de juiste en tijdige betalingen en ook contract change management. Zo kun je zien dat zowel de koper als de verkoper zal samenwerken met de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten om ervoor te zorgen dat beide partijen voldoen aan hun contractuele verplichtingen.

Dit proces vergt aanzienlijke integratie over het project. Hier zijn enkele voorbeelden van integratie. Er zijn natuurlijk andere, afhankelijk van de aard van het project:

  • Scope: U moet controleren en beheersen van de aannemer scope. U moet zich herinneren dat het verifiëren scope is het proces van formeel het resultaat te accepteren. Als koper, wilt u ervoor zorgen dat de aannemer is het leveren van alle omvang en alleen de ruimte die was beloofd. Je moet ook zorgen dat niemand in uw organisatie is het maken van een "constructieve" wijzigingen in het contract.
  • Constructieve verandering: Wanneer een aannemer voert werken dan de eisen contract, zonder een formele orde onder de veranderingen clausule, hetzij als gevolg van een informele opdracht van, of door de schuld van de koper.
  • Schema: deliverables De aannemers moeten worden gecoördineerd met andere deliverables. Veel contracten hebben mijlpaalbetalingen op basis van leveringen, en sommige hebben prikkels op basis van tijdige of vroege levering. Bovendien hebben sommige contracten een clausule die aangeeft dat late levering wordt beschouwd als een wezenlijke inbreuk.

    Tijd is van de Essence is een contract clausule die aangeeft dat on-time levering is verplicht, en dus, contractueel bindend. Nalaten of te leveren binnen de gestelde termijn vormt een schending van het contract.
  • Kosten: Je moet ervoor zorgen dat de aannemer wordt alleen betaald voor het werk dat is geverifieerd en aanvaard. Als tussentijdse betalingen zijn gepland, zorg ervoor dat je de goedkeuring van betalingen in overeenstemming met de resultaten. Met andere woorden, als de aannemer is gepland van 50% volledig te zijn, maar slechts 25% van het werk wordt gedaan, zorg ervoor dat u betaalt 25% van het contract en niet 50%.
  • Kwaliteit: U gebruikt dezelfde technieken voor kwaliteitscontrole op de aannemer resultaten als jij voor in-house werk. Dit zorgt ervoor dat de resultaten voldoen aan de eisen en specificaties.
  • Communicatie: De aannemer moet de status rapporten die u zal verwijzen bij de ontwikkeling van uw project prestaties verslagen in te dienen. Vele malen, zullen de contracten van de vorm en timing van de rapporten te specificeren.
  • Risico: Informatie in de aannemers risico logboek moet worden geïntegreerd met het project risico logboek. Daarnaast kunnen er risico's in verband worden gebracht met de contractactiviteiten die je moet beheren gedurende het hele project.

Uiteraard, hoe meer aannemers heb je aan een project, hoe meer werk dit met zich meebrengt. Voor complexe aanbestedingen, of projecten met meerdere leveranciers, je zou een beheerder inkoop of vertegenwoordiger een aanbestedende officier aan toezicht om de aannemer te verstrekken en beheren van een groot deel van dit werk hebben. Dit geldt met name wanneer de organisatie een gecentraliseerde aanbestedende dienst.

Controle aankopen: Ingangen

De inkoop management plan voor (een deel van het project beheersplan) geeft richtlijnen over die verschillende aspecten van de aanschaf en hoe om te gaan over het zal beheren. Deze bevat informatie over hoe u de betalingssystemen, contract change control systeem, en functioneringsgesprekken te gebruiken.

U gebruikt de basislijnen in de projectmanagementplan en vergelijk ze tegen de prestaties op het werk rapporten en werkprestaties gegevens die door de aannemer. Je moet ook de prestaties rapporten tegen de werkelijke overeenkomsten en de aanbestedingsdocumenten te vergelijken.

Wijzigingsverzoeken kunnen bestaan ​​uit een wijziging van de verklaring van het werk (SOW) voor de opdracht, of om het contract zelf.

Controle aankopen: Uitgangen

Werkprestaties informatie omvat kosten, planning en technische informatie prestaties van de leverancier. Deze informatie zal worden geïntegreerd met de eigen prestatie-informatie aan het werk prestaties rapporten in het proces bewaken en controleren Project werk te creëren. Bovendien moet prestatiegegevens over de verkoper verzameld. Dit omvat informatie over mogelijke problemen die kunnen leiden tot claims of geschillen.

De organisatorische proces activa en de documentatie inkoop worden op de hoogte gehouden via de records management systeem. Voorbeelden van documentatie omvatten

  • Schema
  • Betaling verslagen
  • Wijzigingsverzoeken
  • Prestatierapporten
  • Resultaten van de audit
  • Brieven, memo's en notulen
  • Technische documentatie
  • Formele aanvaarding van deliverables

Gedurende de uitvoering van de opdracht periode zal wijzigingsverzoeken waarschijnlijk nodig zijn. Deze moeten het veranderingsproces in het contract omschreven volgen en gaan door het project Integrated Change Control proces. De koper heeft uitsluitend betrekking op de wijzigingen die de contractuele voorwaarden beïnvloeden. Als de verkoper is het maken van veranderingen die transparant zijn voor de koper zijn en hebben geen invloed op eventuele contractuele verplichtingen, worden de wijzigingen niet gedocumenteerd.

Zoals in alle controleprocessen, het projectteam updates projectmanagementplan onderdelen en documenten project om correcte en actuele administratie bij te houden.

Er zijn tal van manieren waarop contracten en contractuele relaties kunnen worden misbruikt. De Code of Ethics and Professional Conduct adressen mogelijkheden voor wangedrag in de normen voor verantwoordelijkheid en eerlijkheid. Wees voorbereid voor toediening inkoop vragen aan zowel ethische als technische kwesties op het examen aan te pakken. Specifieke normen die waarschijnlijk zullen worden opgenomen in de aanbesteding vragen zijn de volgende:

  • Wij beschermen eigendom of vertrouwelijk informatie die ons werd toevertrouwd.
  • Wij respecteren de eigendomsrechten van anderen.
  • Wij maken afspraken en beloften, impliciet of expliciet, in goed vertrouwen.
  • Wij laten ons niet in oneerlijk gedrag met de bedoeling persoonlijk gewin of ten koste van een ander.

Related Posts