Project Management Cheat Sheet (UK Edition)

De belangrijkste doelstelling van het project management is om uw project succesvol af te ronden. Dat betekent vaak het vermijden van de gaten in de weg. Deze handige lijst van tien veel voorkomende valkuilen helpt u voorkomen dat een deel van de problemen die mislukte projecten teisteren.

  • Gebrek aan duidelijke doelstellingen: Niemand is echt zeker van wat het project over gaat, veel minder mensen zijn het eens geworden over het.
  • Gebrek aan risicobeheer: het misgaat dat iemand gemakkelijk had kunnen voorzien en vervolgens gecontroleerd tot op zekere hoogte of zelfs voorkomen.
  • Geen senior management 'te kopen in': Senior managers werden nooit overtuigd en dus nooit het project ondersteund, wat leidt tot problemen zoals een gebrek aan middelen. Ook niet die managers oefenen normale toezicht op het beheer als ze routinematig doen in hun andere gebieden van verantwoordelijkheid.
  • Slechte planning: Eigenlijk is dat aardig, want vaak is het probleem dat er geen plannen helemaal klaar was. Het is dan ook niet verwonderlijk, als de dingen lopen uit de hand, en niet in het minst omdat niemand weet waar het project moet op dit punt toch.
  • Geen duidelijke vooruitgang mijlpalen: Dit is een vervolg op een slechte planning. Het ontbreken van mijlpalen betekent dat niemand ziet als er dingen zijn van de baan, en problemen onopgemerkt blijven voor een lange tijd.
  • Ingetogen omvang: De omvang en het Projectplan zijn oppervlakkig en onderschatting zowel wat het project moet leveren en de benodigde middelen om het te leveren. Projectmedewerkers (vaak teamleden), dan ontdek de verborgen maar essentiële componenten later in het project. Het extra werk dat nodig is dan neemt het project uit de hand, waardoor vertraging bij de oorspronkelijke planning en veel geld uitgeven tegen de oorspronkelijke begroting.
  • Slechte communicatie: Zo veel projecten mislukken als gevolg van communicatie afbraak, die kunnen voortvloeien uit onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden en uit arme senior management attitudes, zoals het niet willen om slecht nieuws te horen.
  • Onrealistische resource niveaus: Het is gewoon niet mogelijk om een project van de vereiste omvang te doen met zo'n kleine hoeveelheid resource - personeel, geld of beide.
  • Onrealistische termijnen: Het project gewoon niet kan leveren door de benodigde tijd, dus het is gedoemd te mislukken.
  • Geen verandering controle: Mensen toe te voegen in de dingen beetje bij beetje - scope creep. Dan daagt het op iedereen die het project is inmiddels zo groot dat het niet binnen de vastgestelde begroting of binnen de vastgestelde termijn kan worden geleverd.

Inzicht in de Vier Project Stages

Elk project, groot of klein, gaat door vier stadia van projectmanagement. Het is belangrijk dat u een handvat op deze vier belangrijke gebieden te krijgen.

  • Start van het project: Deze fase omvat het genereren, het evalueren en het bepalen van de zakelijke noodzaak voor het project en de algemene benadering van het uitvoeren van het, en in te stemmen met een gedetailleerd projectplan voor te bereiden. Uitgangen van deze fase kan de goedkeuring om door te gaan naar de volgende fase, de documentatie van de noodzaak van het project, en een ruwe schatting van de tijd en middelen om het uit te voeren, en een eerste lijst van mensen die geïnteresseerd zijn in kan zijn, betrokken bij of getroffen door onder meer het project.
  • Het organiseren en voorbereiden: Deze fase omvat het ontwikkelen van een plan dat de gewenste resultaten geeft aan: het werk te doen; de tijd, de kosten en andere middelen; en een plan voor hoe je de belangrijkste projectrisico's aan te pakken. Uitgangen van deze fase zijn een projectplan documenteren van de beoogde projectresultaten en de tijd, middelen en ondersteunende processen om hen te helpen creëren, samen met alle andere controles die het project nodig heeft, zoals voor het risicobeheer.
  • Uitvoering van het werk: Deze fase omvat het uitvoeren van de geplande werkzaamheden, het toezicht en de controle van de prestaties op de naleving van het huidige plan te verzekeren, en het doen van de meer gedetailleerde planning van de opeenvolgende fasen van het project blijft. Uitgangen van deze fase kan het project voortgangsverslagen, financiële verslagen en de verdere gedetailleerde plannen omvatten.
  • Het sluiten van de Project: Deze fase omvat de beoordeling van de resultaten van het project, het verkrijgen van goedkeuringen van de klant, projectteamleden toewijzen aan nieuw werk, het sluiten van de financiële rekeningen en het uitvoeren van een evaluatie van de post-project. Uitgangen van deze fase kan omvatten finale, aanvaard en goedgekeurd project resultaten en aanbevelingen en suggesties voor het toepassen van de geleerde lessen uit dit project tot soortgelijke inspanningen in de toekomst.

Grijpen de rol van de Project Manager

Om een ​​effectieve Project Manager zijn, moet je weten wat je baan gaat. Deze lijst geeft een overzicht van de belangrijkste taken in project management. Sommige dingen op de lijst te betrekken overleg met anderen:

  • Schetsen eerste ideeën voor het project, met de rechtvaardiging, geraamde kosten en tijdschema's.
  • Plan van het project, met inbegrip van het in kaart brengen van de controles die in de plaats zal worden gebracht, te definiëren wat de kwaliteit van de behoeften project en hoe het zal worden bereikt, het analyseren van risico's en het plannen van controleacties.
  • De stroom van het werk aan teams (of misschien gewoon teamleden in een kleiner project).
  • Motiveren en ondersteunen teams en teamleden.
  • Alsook met externe leveranciers.
  • Contact te onderhouden met Project Managers van interfacing projecten.
  • Contacten onderhouden met programma management personeel als het project is een van een groep van projecten wordt gecoördineerd als een programma.
  • Ervoor zorgen dat de projectresultaten worden ontwikkeld om het juiste niveau van kwaliteit.
  • Blijf op de hoogte van de voortgang en aan te passen aan eventuele kleine afwijkingen uit het plan te corrigeren.
  • Blijf op de hoogte van de uitgaven.
  • Ga naar anderen, zoals de stuurgroep, als alles nog aanzienlijk off track (bijvoorbeeld, wordt het hele project bedreigd).
  • Meld vooruitgang, zoals de sponsor of stuurgroep.
  • Blijf op de hoogte van de risico's en zorg ervoor dat de controle acties worden ondernomen.
  • Gaan met eventuele problemen, waarbij anderen als dat nodig is.
  • Beslissen over aanpassingen, het krijgen van goedkeuring van anderen waar de Project Manager niet persoonlijk gezag om een ​​beslissing te nemen (bijvoorbeeld bij veranderingen betrekken zeer hoge kosten) te hebben.
  • Plan opeenvolgende levering stadia in meer detail.
  • Sluit het project af op een ordelijke manier als alles klaar is.

Het produceren van een Basic Business Case

Een van de belangrijkste documenten die nodig zijn in project management is de Business Case. U kunt de inhoud van de Business Case te passen aan het project en ook eventuele organisatorische standaard of methode die u gebruikt aan te passen. De basis inhoud die je nodig hebt als een minimum voor elk project zijn:

  • Voordelen: Informatie over de voordelen, maar meestal ook als ze op gang zal komen, wanneer ze zullen worden gemeten, te kopen wie en hoe.
  • Context: Bijvoorbeeld, de fit met de organisatorische vijfjarige strategie of gewoon om te zeggen dat het een kleine stand-alone project om prestaties in een bepaald gebied van het bedrijf te verbeteren.
  • Kosten: Ballpark in het begin, maar up to date gehouden als betere informatie komt bij de hand.
  • * Rechtvaardiging: Is het project uitsluitend voordelen gedreven, of heeft het een element van de naleving, zoals dat er een wettelijke verplichting om het project uit te voeren?
  • Tijdschaal: Een ruwe schatting op het eerste, maar bijgewerkt van betere informatie later.

Weten wie je nodig om bij de planning van uw project

Weten vroeg op die je nodig hebt om te betrekken bij het beheer van uw project kunt u de juiste mensen in uw oorspronkelijke doelstelling setting. Ook kunt u het plan voor hun deelname aan de passende stadia in uw project. Het betrekken van deze mensen in een tijdig zorgt ervoor dat hun inbreng beschikbaar zal zijn wanneer het nodig is en laat ze weten dat je waarderen en respecteren hun bijdragen. Denk erover:

  • Budgethouders: Mensen die op de knip te houden en kunnen de vorm van het project dicteren, en degenen die niet de begrotingscontrole kan hebben, maar hebben de organisatorische positie of persoonlijke invloed om dingen te blokkeren.
  • Providers: Degenen die een of meer medewerkers bron die je nodig hebt. Zo heb je nodig IT-personeel input, die moeilijk kan zijn als de IT-afdeling is meestal gepleegd voor de komende twee jaar!
  • Belanghebbenden: Mensen die een belang hebben in de resultaten van uw project. Het kan nodig zijn om tegenstrijdige doelstellingen te lossen.
  • Supporters: mensen die kunnen helpen uw project te doen slagen.

© 2019 Quilcedacarvers.com | Contact us: webmaster# quilcedacarvers.com