Links in de gekopieerde bestanden updaten

Laten we zeggen dat je twee werkboeken die je gebruikt voor het bijhouden van de verkoop in de huidige maand, 2011NovemberA.xls en 2011NovemberB.xls, en dat 2011NovemberA.xls bevat links naar gegevens in 2011NovemberB.xls. Wanneer het tijd is om de werkboeken te kopiëren voor de nieuwe maand, kan je je afvragen over de beste manier om alle schakels in de eerste werkboek te werken zodat ze wijzen op de tweede werkboek voor de nieuwe maand.

Om werkboeken voor de nieuwe maand te bereiden, zullen de meeste mensen een Windows-map te openen en kopieer de werkmap bestanden in Windows, zelfs niet in Excel. Dit, echter, is de manier om te garanderen dat u het meeste werk in het bijwerken van de bestanden doen. Een eenvoudiger manier is om Windows te omzeilen en doe de besparing in Excel. Volg deze algemene stappen:

  1. Open beide 2011NovemberA.xls en 2011NovemberB.xls in Excel.
  2. Gebruik Opslaan als om de 2011NovemberB.xls bestand op te slaan onder de naam 2011DecemberB.xls.
  3. Gebruik Opslaan als om de 2011Novemberxls bestand op te slaan onder de naam 2011DecemberA.xls.

Als onderdeel van het opslaan van uit 2011DecemberB.xls (stap 2), werkt Excel automatisch alle schakels in 2011NovemberA.xls zodat ze wijzen op de nieuwe bestandsnaam. Wanneer u vervolgens opslaan 2011DecemberA.xls (stap 3), u de cyclus te voltooien en eindigen met de nieuwe werkboeken voor de nieuwe maand, met de bestanden van de afgelopen maand nog steeds veilig op de schijf.

Als het opslaan van de bestanden onder nieuwe namen in Excel is niet mogelijk om een ​​of andere reden (misschien iemand anders al een kopie van de werkmap gemaakt voor de nieuwe maand en maakte veranderingen in het bestand), dan moet je toevlucht nemen tot het doen van een aantal handmatige bewerking van de koppelingen. Gelukkig kunt u zoeken en vervangen gebruiken functies van Excel om te helpen bij deze taak:

  1. Open het 2011DecemberA.xls bestand.
  2. Druk op Ctrl + H om het tabblad Vervangen van de op te roepen en vervangen dialoogvenster. (Zie figuur 1.)

    Links in de gekopieerde bestanden updaten

    Figuur 1. De Zoeken en vervangen dialoogvenster.

  3. In het vak Zoeken, voer de wortel gedeelte van het oude werkblad naam (2011NovemberB).
  4. In het vak vervangen, voert u de wortel gedeelte van het nieuwe werkblad naam (2011DecemberB).
  5. Klik op Alles vervangen.

Excel gaat door de hele-werkblad en de links-en brengt wijzigingen aan in de juiste tekst.

Een andere benadering is om te gaan met maandelijkse bestanden als geheel. Met andere woorden, niet de bestandsnamen weerspiegelen de maand, maar zet alle werkboeken voor de maand in één map die is vernoemd naar de maand. In dit scenario, zou u een map november hebben, en maak dan een kopie van de hele map en noem deze december. Je zou dan moeten kopieën van de werkboeken in aparte mappen. Je kan zelfstandig met hen werken, zolang je niet proberen om dezelfde werkmap uit beide maanden op hetzelfde moment te openen. (Excel zal niet toestaan ​​dat u om meerdere werkmappen openen met dezelfde naam.)

Als u wilt uw strategie te koppelen flexibeler te maken, kunt u altijd gebruik maken van de functie INDIRECT. Bijvoorbeeld, stel dat uw link is iets als dit:

= [2011NovemberB.xls] Blad1! B3

Je kon de naam van het bronbestand (2011NovemberB.xls) in een cel in het huidige werkblad (D5, bijvoorbeeld) te zetten en te vervangen in bovenstaande formule met een zoals deze:

= INDIRECT ("[" & D5 & "] Blad1! B3")

Het veranderen van de inhoud van cel D5 naar een andere bestandsnaam zal dat het dossier van de nieuwe bron van gegevens te maken. Er zijn een paar van de "gottchas," echter. Allereerst moet u het bestand dat is het doel van de link handmatig te openen; Excel zal het niet voor je doen als hij zou met een gewone link. Ook zal werkboek bestandsnamen die spaties bevatten struikelen Het indirect formule. Als u denkt dat u spaties in uw bestandsnamen, moet u de formule om dit te veranderen:

= INDIRECT ("['" & D5 & "'] Blad1! B3")

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (3447) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van Excel (Excel 2007 en later) vindt u hier: Links in de gekopieerde bestanden bijwerken.


© 2019 Quilcedacarvers.com | Contact us: webmaster# quilcedacarvers.com