Bijeenkomst Minuten Volgens Robert's Rules

Minuten zijn belangrijk omdat ze de enige overlevende verslag van wat er gezegd en gedaan op de vergadering. Ze kunnen droog en saai. In feite, is het waarschijnlijk een goed teken als ze zijn! Het belangrijkste is dat ze informatief en gemakkelijk te navigeren om welke lezer moet weten over zes maanden te zijn.

Wanneer u een parlementariër bellen en vragen om hulp, hij gaat te willen om de minuten in te zien, en hij gaat nodig hebben om iets belangrijks te vinden - misschien de exacte woorden van een bylaw wijziging die officieel werd aangenomen, of het rapport een stemopnemers 'dat informatie levert op de stemming tally. Eenvoudige organisatie van de feiten en het gebruik van pretentieloze taal zijn de beste kenmerken die u kunt uw minuten geven.

U wilt dat uw minuten tot leesbaar zijn, maar je moet precies in de informatie die je geeft zijn. Uw minuten zorgen voor de registratie van de maatregelen die zijn genomen op de vergadering, dus moeten ze de feiten duidelijk te herdenken.

Componeren minuten van uw vergadering

Bespaart u tijd en onnodig werk, Robert's Rules omschrijft precies wat nodig heeft in uw minuten te gaan.

De eerste paragraaf moet deze informatie op te nemen:

  • De aard van de vergadering (gewone, bijzondere, jaarlijkse, verdaagd regelmatige, verdaagd speciale, enzovoort)
  • De naam van de organisatie
  • De datum, tijd en plaats van de vergadering (niet een lijst van de locatie als het is altijd hetzelfde)
  • Een verklaring waarin wordt bevestigd dat regelmatige voorzittende ambtenaar en secretaris van uw organisatie aanwezig zijn (of het geven van de namen van de personen te vervangen voor hen)
  • Een vermelding van de vraag of de notulen van de vorige vergadering werden gelezen en goedgekeurd (en de datum van deze vergadering, als het niet een reguliere vergadering)

    Correcties tot minuten worden vermeld in de notulen worden gecorrigeerd; ze zijn niet gedetailleerd in de notulen van de vergadering waarop de correcties werden aangenomen. (De notulen van de vergadering waarop correcties werden gemaakt moet alleen dat notulen van de vorige vergadering werden goedgekeurd als gecorrigeerd.)

Het lichaamgedeelte van de notulen dient deze informatie omvatten:

  • Alle belangrijke bewegingen (met uitzondering van degenen die worden ingetrokken), samen met de naam van het lid maken van de beweging (maar niet de naam van de persoon die de beweging gedetacheerd).
  • Moties opnieuw het brengen van een vraag voor het lichaam (behalve voor degenen die zijn ingetrokken).
  • De definitieve formulering van de bewegingen, hetzij als aangenomen of als afgevoerd. Als het passend te noemen van het debat of de wijziging, kunt u de haakjes mee deze items.
  • De dispositie van de beweging - inclusief eventuele hechtende wijzigingen - als het maar tijdelijk verwijderd.
  • Informatie over de stemming.
    • Geteld stem.
    • Hoofdelijke stemming.
    • Ballot stem.
  • Secundaire bewegingen niet verloren of ingetrokken, indien nodig voor de duidelijkheid (bijvoorbeeld moties onder Recess, Fix Tijd om Welke te verdagen, Hang de regels, uitstellen tot een bepaald tijdstip, Ballot Stem besteld, en ga zo maar door). Zinspelen op de aanneming van secundaire bewegingen door te zeggen: "Een stembiljet stemming te zijn besteld, de stemopnemers. . . . '
  • Aankondigingen van moties.
  • Het feit dat een vergadering ging in quasi-commissie of comité van het geheel, en het verslag van de commissie.
  • Alle punten van orde en beroep en de daaropvolgende beschikkingen, met redenen die door de stoel voor de uitspraak. (Uitspraken vaak vast precedent, dus een zorgvuldige opname is hier belangrijk.)
  • De volledige tekst van een rapport dat de montage opdrachten in de notulen wordt opgenomen. Deze situatie gebeurt niet vaak omdat een verwijzing naar een schriftelijk verslag is meestal voldoende voor het record.
  • Elk van de sappige en wanordelijk woorden dat een lid heeft gezegd dat hem te krijgen "naam" van de voorzitter voor zijn wanordelijk.

De laatste paragraaf van uw minuten nodig heeft om het uur van verdaging bevatten. En dat is het! Nou ja, behalve voor de volgende aanvullende opmerkingen in gedachten te houden bij het afronden van uw minuten:

  • De werkzaamheden van een commissie van het geheel zijn niet opgenomen in de notulen, maar je moet wel het feit omvatten dat de verhuizing naar de commissie heeft plaatsgevonden en ook het rapport van de commissie behoren.
  • Wanneer een vraag informeel wordt geacht, moet dezelfde informatie worden opgenomen als in de reguliere regels. Informaliteit is alleen toegestaan ​​in het toestaan ​​van extra mogelijkheden om te debatteren.
  • De volledige tekst van een rapport is opgenomen in de notulen alleen als de montage zo orders.
  • Noteer de naam van een gastspreker en het onderwerp van de presentatie, maar maak geen samenvatting van de opmerkingen van de spreker.

Ondertekening van de notulen

Minuten worden door de secretaris te worden ondertekend en, als gebruikelijk, ook door de president kan worden ondertekend. Minuten zijn juridische verslag van zijn besprekingen van je groep, en de handtekening van de secretaris stelt het bewijs van authenticiteit van het oorspronkelijke document.

Goedkeuring van de notulen

De notulen van een vergadering worden normaal goedgekeurd op de volgende reguliere vergadering, na de oproep te bestellen en openingsceremonie.

Indien de vergadering is een verdaagde vergadering, u de notulen van de vorige vergadering (de vergadering dat de verdaagde vergadering opgericht) goedkeuren voordat toegang tot de werkzaamheden waar u off in die vergadering verliet. Ook de notulen van de verdaagde vergadering moeten worden goedgekeurd op de volgende verdaagd of reguliere vergadering.

Minuten opgesteld voor tijd zijn niet de officiële minuten tot de leden goed te keuren. Omdat veranderingen kunnen worden aangebracht in de minuten voordat ze worden goedgekeurd, het is een goede training voor de secretaresse om ergens mee op de distributie kopie dat het een "ontwerp voor goedkeuring. "

Wanneer notulen worden goedgekeurd, de secretaris annoteert het originele bestand kopiëren met correcties in de marge of opnieuw typt de notulen van de correcties omvatten. De secretaris schrijft vervolgens "Approved" op de notulen en voegt zowel zijn initialen en de datum aan het record.


© 2019 Quilcedacarvers.com | Contact us: webmaster# quilcedacarvers.com