Het toevoegen van nieuwe contacten in Act! 2005

Op de zeer eenvoudigste niveau, het belangrijkste doel van ACT! is om te dienen als een plek om alle contacten die u met interactie op een dagelijkse basis op te slaan. U kunt toevoegen en bewerken van al uw contacten uit de Contact Detail raam, omdat het alle informatie die betrekking heeft op een bepaalde record en kunt u al uw contactgegevens velden te zien bevat.

U hebt waarschijnlijk veel contacten die je sterft in uw database in te voeren, dus spring rechts in en volg deze stappen:

1. Als u nog niet in het Contact Detail-venster, ga daar door te klikken op het pictogram Contactpersonen op de ACT! Nav bar.

2. In het Contact Detail raam, kiezen uit een van de drie manieren om een ​​nieuwe contactpersoon aan uw database toe te voegen:

• Kies Contact -> Nieuwe contactpersoon.

• Klik op de Nieuw contact pictogram op de werkbalk.

• Druk op de toets Insert op het toetsenbord.

Initiëren der voorgaande commando resulteert in een lege contactrecord. Je bent nu klaar om de gegevens van de nieuwe contactpersoon in te voeren.

3. Begin met het invoeren van informatie door te klikken op het veld Bedrijf en typen van de naam van de contactpersoon bedrijf.

ACT! maakt geen onderscheid tussen de werkelijke contacten en lege contacten. Niet verstrekken van informatie of herhaaldelijk op de Insert-toets resulteert in tal van lege contact records, die van geen enkel nut en alleen dienen om verstoppen van de database in te voeren. Dus, ook al bent u vrij om een ​​van de ACT te verlaten! velden leeg, heb je iets in te voeren, dus beginnen met de naam van het bedrijf.

U kunt altijd terug naar een record later en toevoegen, wijzigen, of informatie op elk gebied te verwijderen.

4. Klik in het volgende veld waar u wilt informatie in te voeren en begin te typen.

U kunt de Tab-toets gebruiken om naar het volgende veld. Als u per ongeluk drukt u eenmaal op de Tab-toets te vaak, zult u merken dat u geavanceerde één te veel velden en belandde in het verkeerde veld. Maar niet getreurd: Houd de Shift-toets ingedrukt en druk vervolgens op Tab om de cursor te verplaatsen in de omgekeerde richting.

5. Ga door het invullen van velden.

ACT! wordt geleverd met ongeveer 50 voorgeprogrammeerde velden die de behoeften van de meeste gebruikers te reflecteren. Veel van de velden zijn vrij vanzelfsprekend (en weerspiegelen de aard van de informatie die u waarschijnlijk verwachten te vinden in een adresboek): contactpersoon naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, stad, staat en postcode. Deze zijn gunstig gelegen in de bovenste helft van het Contact Detail venster. Een paar van de velden zijn een beetje minder voor de hand:

• Adres: Als je ervan uitgaat dat de drie velden ACT! biedt voor het adres is bedoeld om drie alternatieve adressen op te slaan, heb je het mis! De tweede en derde adres velden zijn bedoeld voor echt lang adressen. Dit veld is een goede plek om een ​​gebouw naamvallen als het is een integraal onderdeel van het adres.

Het toevoegen van nieuwe contacten in Act! 2005
next_to_icon

• 5160-stijl etiketten, in de volksmond gebruikt voor massa-mailings, algemeen afdrukken vier regels informatie: bedrijf, contactpersoon, adres, en de stad / staat / postcode (alle op de vierde regel). Als u nodig hebt om de tweede en derde adresvelden gebruiken, moet u grotere labels.

• ID / Status: De ID / veld Status is in wezen de categorie veld, en het bestanden elk van uw contacten in categorieën. Door het gebruik van het veld ID / Status, hoeft u niet handmatig instellen van een verscheidenheid aan databases: één voor uw vrienden, een voor uw klanten, een voor uw leveranciers, en ga zo maar door. De ID / Status veld komt ingesteld met een paar dozijn van de meest gebruikte categorieën, waaronder vrienden, klanten, leveranciers, en concurrenten, waardoor het zoeken naar elk van deze categorieën in een flits eenvoudig.

• Aanhef: Dit veld verwijst naar de naam die komt na het woord Dear in een brief, die wordt gebruikt in uw brief templates. Standaard ACT !, zijnde de vriendelijke aard, maakt gebruik van de voornaam. Voel je vrij om de groet te veranderen naar een meer formele één.

Het toevoegen van nieuwe contacten in Act! 2005
next_to_icon

• Als u liever gebruik van de meer formele begroeting als de standaardinstelling, kies Extra -> Voorkeuren en klik op de knop Begroeting Voorkeuren gunstig gelegen op het tabblad Algemeen.

• Genoemd door: Dit gebied is een van de meest keek die in de database. Informatie in dit veld wordt ingevoerd wordt gebruikt in de bron van verwijzingen rapport; verzuim aan te gaan Aangebracht Door informatie maakt het rapport nutteloos. Dus wat is de big deal? Stel dat je betaalt voor reclame in twee kranten - zou niet weten welke de meest vooruitzichten trok aardig zijn? Als je het bijwonen van beurzen of steekt veel tijd en moeite in uw website, zou je niet willen weten of uw inspanningen hebben geresulteerd in een nieuw bedrijf? En, als een bestaande klant kan u veel nieuwe leads, zou hem eren met een mooie ham met Kerstmis in plaats van de gebruikelijke fruitcake leuk zijn?

• Gebruiker: Merk op dat verschillende Gebruiker velden zijn in de onderste helft van het Contact Detail venster. Deze velden houden informatie die specifiek is voor uw bedrijf.

• Laat deze specifieke velden leeg totdat u ze een andere naam geven. Als je dat niet doet, kan je eindigen met verschillende soorten data in één veld wordt ingevoerd.

U kunt altijd teruggaan en toevoegen, wijzigen of veldgegevens te verwijderen op elk gewenst moment!

6. Wees niet ongerust wanneer de ACT! formats automatisch sommige van uw data veld wanneer u informatie in te voeren.

7. Voeg uw gegevens zo gelijkmatig mogelijk.

8. Indien nodig, voeg meerdere vermeldingen aan een veld.

In het algemeen, jezelf beperken tot één punt per gebied is de best practice. Af en toe echter een situatie waarin een contact uit twee categorieën vindt u. Het is bijvoorbeeld mogelijk JoAnne Chamar zowel een vriend als een klant zijn. In deze situatie kunt u de keuzelijst gebruiken om meer dan één punt in een veld invoert.

Aan een aantal criteria om te worden opgenomen in een enkel veld te selecteren, als volgt te werk:

• een. Plaats uw cursor in het veld.

• b. Vink uw gewenste selecties.

• c. Klik op de gewenste items uit de Lijst bewerken Waarden dialoogvenster.

• d. Klik ergens buiten het dialoogvenster om te sluiten.

• De verschillende items worden weergegeven in het veld, gescheiden door een komma.

9. Wanneer u in de informatie voor elke nieuwe contactpersoon te vullen, vergeet niet te klikken op de verschillende tabs aan de onderkant van uw lay-out.

U vindt extra velden op de loer op deze tabbladen. Het tabblad Start-adres is de plaats waar je persoonlijke informatie over een contact op te nemen. Je zou kunnen hebben een paar andere tabbladen die u ook kunt kiezen.

Verschillende lay-outs weer verschillende tabbladen. Als u uw huidige lay-out te veranderen, ben je waarschijnlijk op zoek naar een andere set van tabbladen.

Als u vergeet om op die tabbladen langs de onderkant van de Contact Detail raam, kom je misschien over het hoofd enkele van de velden die je nodig hebt in belangrijke informatie in te vullen. Dus, moet u klikken op de tabs!

10. Sla de nieuwe contactgegevens.

Theoretisch, hoeft u niet om nieuwe adresgegevens op te slaan; het wordt opgeslagen als u een van de volgende dingen doen:

• Uitvoeren elke andere ACT! commando, dat iets van het toevoegen van een notitie of opportunity om het plannen van een afspraak omvat.

• Verplaatsen naar een andere record in de database.

• Klik op de knop Opslaan (vertegenwoordigd door de kleine diskette-pictogram op de werkbalk).

• Druk op Ctrl + S.


© 2019 Quilcedacarvers.com | Contact us: webmaster# quilcedacarvers.com